Il più comune disastro per una azienda è la perdita dei dati, ad esempio per colpa di errori umani, rotture hardware, disastri naturali o furti.

Fortunamente è facile recuperare i dati perduti se la vostra azienda ha una soluzione di backup.
Per essere certi che quella che avete scelto sia quella corretta per la voi, seguite i seguenti passi:

1. Familiarizzate con i vostri dati:
   Prendete conoscenza di quelli che avete, dove sono e quali sono quelli più importanti. Penaste al fatto che se domattina andate in ufficio e i vostri dati non ci sono più, quali sono quelli che riterreste essere i più importanti?
2. Considerate le opzioni di backup:
   La copia sicura dei vostri dati deve essere fuori alla vostra azienda e disponibile in qualsiasi momento del giorno, 365 giorni all'anno. Una delle opzioni più semplici, automatizzate ed usate è quella dell'online backup, altre includono i nastri e il backup su media esterni o asportabili.
3. Se avete scelto di far gestire il backup ad una azienda esterna, assicuratevi che vi forniscano abbastanza sicurezza, supporto e controllo.
   
4. Provate il processo di ripristino:
   Il backup non è nulla senza il ripristino, quindi assicuratevi di essere in grado di eseguire i passi di processo per il recupero dei dati. Se avete un fornitore esterno dovrebbe essere contento del fatto che vogliate verificare la procedura.
5. Designate un responsabile interno per la gestione e il controllo del backup o lavorate con il fornitore selezionato per ottenere la cortretta soluzione esterna.
6. Controllate regolarmente i vostri dati per assicurarvi che sia possibile preservare proprio quello che vi serve.
   Per esempio, se aggiungete un server al vostro ufficio, il vostro backup dovrà essere efficiente abbastanza da permettervi questa semplice operazione. Questo dovrebbe essere fatto mensilmente e se non è possibile almeno ogni quattro mesi.

Tutte ciò che date per scontato in merito alle informazioni sui contatti ed ai metodi di comunicazione potrebbero non essere accessibili in caso di emergenza.

Chiedete a Enzo Iannicone, capo di una azienda dell'Aquila che fornise consulenza e staff temporaneo ad aziende finanziarie. Il 6 aprile il suo ufficio è sparito: "abbiamo sempre l'accortezza di stampare la lista dei clienti e le informazioni di contatto dei dipendenti," ha detto, ma non c'era alcun modo per i suoi clienti di raggiungere i suoi dipendenti.

Michele Genovese, il responsabile del sistema informativo di uno studio legale dell'Aquila, ha avuto un problema simile. Dopo il terremoto la linea dello studio è rimasta inattiva per più di 4 giorni: "i nostri clienti non hanno avuto modo di raggiungere i nostri avvocati per telefono, perchè molti non avevano dato i loro numeri di cellulare", ha detto Genovese, "E' stato veramente stressante".
Lo studio ha quindi deciso di attivare un piano di disaster recovery per le linee telefoniche e il fax.

Come parte del vostro piano, dovete considerare una copia della lista dei contatti e un metodo di comunicazione alternativo:

1. Decidete un metodo di comunicazione interno da usare quando non vi è possibile entrare nell'ufficio:
   Le opzioni includono, oltre ai telefoni cellulari, i messaggi chat come skype o messenger e le email web based come quelle di yahooo e gmail.
2. Organizzatevi per le comunicazioni in arrivo (come faranno i clienti a trovarvi?).
   Verificate in anticipo se (e come) il vostro fornitore di linea telefonica vi permetta di trasferire i numeri dell'ufficio su altre linee (trasferimento di chiamata). Aziende con più di 10 utenti farebbero meglio a considerare strumenti VoIP o più sofisticati.
3. Create una lista di contatti cruciali o critici da usare in caso in cui non possiate accedere ai vostri server:
   Caricate i documenti in posto esterno accessibile on line da ovunque. Esistono aziende che vi permettono di caricare e mantenere in modo sicuro i vostri documenti online come ad esempio vSafe.com o lockYourDocs.com

Perchè il vostro piano funzioni, avete bisogno di pararare i vostri dipendenti in modo che sappiano dove andare e cosa fare se succede qualcosa:

1. Identificate le funzioni critiche quali le impostazioni dei metodi di comunicazione, messaggi email preconfezionati, contatto con i clienti e fornitori, gestire le assicurazioni.
2. Designate un responsabile per tutte o per gruppi di criticità.
3. Esattamente come avete dovuto individuare un posto dove le persone possono andare se il vostro ufficio necessita l'evacuazione, individuate anche un posto alternativo (o dei posti alternativi) dove poter lavorare. Se i lavoro dei vostri dipendenti può essere svolto da casa, consideratelo come alternativa.
4. Quando il piano sarà completato, distribuitelo a tutti i dipendenti. Considerate anche una copia online accessibile a tutti gli impiegati in qualsiasi momento.
5. Rivedete regolarmente il vostro piano con l'aiuto dei vostri dipendenti.

Ad un certo punto la vostra azienda avrà a che fare con una situazione di emergenza, è solo una questione di tipologia, di dimensione e di tempo. La miglior preparazione per ogni situazione che vi troviate ad affrontare è avere un buon piano di emergenza ed educare le persone sui contenuti.